Agent d’accueil Hôtel de Ville

Situation hiérarchique : Agent placé sous la responsabilité du directeur des services à la population

Finalités : La direction des services à la population regroupe les services d’accueil en mairie centrale et annexe ainsi que les services de l’état civil.

Missions : Sous l’autorité du directeur du service, vous accueillez et orientez le public, en représentant l’image de la mairie auprès des usagers. Vous accompagnez la première demande au plan administratif. Vous identifiez et qualifiez la demande de l’usager, et l’orientez vers les services ou les professionnels concernés. Vous relayez également les informations internes entre les services de la mairie.

Activités principales

Accueillir et orienter le public

– assurer un accueil physique et téléphonique agréable et de qualité

– donner une information de premier niveau aux usagers. A défaut, orienter les usagers vers l’interlocuteur compétent.

– prendre et transmettre clairement les messages téléphoniques

– s'exprimer clairement et reformuler les demandes

– recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques

– mettre en relation des correspondants

– distribuer les sacs de déjections canines et les disques de stationnement

– prendre les rendez-vous avec le conciliateur de justice et l’avocat

– gérer les badges des salles associatives

– gérer les situations de stress et réguler les tensions

– réagir avec pertinence aux situations d'urgence

– conserver neutralité et objectivité face aux situations

– s'adapter aux publics de cultures différentes

– adapter son intervention aux différents publics

Gérer les éléments techniques de l’accueil général

–          Contrôler et mettre en ligne les messages du répondeur téléphonique

–          Participer à la bonne tenue de l’accueil

–          Assurer l’ouverture et la fermeture des portes en fonction des horaires

Gérer la réception et l’enregistrement du courrier entrant de la collectivité

–          Relever la boite aux lettres de la mairie

–          Ouvrir, scanner, indexer et distribuer le courrier entrant de la collectivité dans l’outil informatique dédié

–          Gérer la diffusion des magazines et revues dans les services

–          Réceptionner et répartir les colis remis directement à l’accueil

Relayer les informations des services de la mairie État civil :

–          fournir les renseignements de base concernant les projets de cérémonies civiles (mariage, parrainage, renouvellement de vœux) et délivrer les dossiers correspondants

–          réceptionner les dossiers de mariage, de parrainage remis par les usagers et les transmettre au service instructeur.

–          fournir les renseignements de base concernant les projets de PACS et délivrer les dossiers correspondants

–          réceptionner les dossiers de PACS remis par les usagers et les transmettre au service instructeur.

Service événementiel :

– Manifestations ville :

o   Mettre à disposition des usagers les formulaires concernant les manifestations ponctuelles

Liaisons fonctionnelles

En interne :

– Direction du service, direction générale et élus

– Communication permanente avec les collaborateurs et les services de la collectivité

 En externe

– services métropolitains

– services de l’Etat 

– professionnels du secteur